Info Update Juni 2024

Pendahuluan

Tulisan berikut berisikan beberapa info update dari Apartemen Gateway Ahmad Yani tentang beberapa perkembangan & kemajuan yang berhasil diterapkan oleh organisasi Perhimpunan bekerja bersama Badan Pengelola selama periode triwulan II tahun 2024 ini.

Kinerja Operasional

Pada Triwulan II 2024, Badan Pengelola telah melakukan berbagai inisiatif untuk meningkatkan efisiensi operasional dan pelayanan kepada warga pemilik dan penghuni, di antaranya:

• Pemasangan sign ketertiban pengguna berisikan larangan masuk lift bagi pengguna dengan kondisi tertentu yang mengganggu ketertiban & kenyamanan pemakai lift lainnya.
• Penataan aturan parkir sosialisasi & pemberlakuan denda bagi mobil yang :
  • mengaktifkan rem tangan saat parkir paralel
  • parkir tidak sejajar garis sehingga mengambil lot area parkir lebih dari 1 mobil
• Penertiban kartu akses lift ilegal, termasuk yang memiliki akses untuk ke semua lantai, dengan meng-deaktivasi nomer serial kartu terkait
• Mengeluarkan aturan ketertiban syarat & ketentuan untuk mengajukan:
  • Kartu All Akses, yaitu hanya untuk salah satu di antara:
    • a) Badan Pengelola, Security, Cleaning Service, serta Vendor resmi lainnya yang berkepentingan urusan pekerjaan untuk naik ke hunian, dan
    • b) Pemilik/Penghuni kios yang membuka usaha kuliner, laundry, delivery gas dan air mineral galon
    • dst
  • Parkir Langganan Bulanan:
    • Penegasan bahwa parkir berlangganan bulanan khusus hanya diberikan kepada warga pemilik atau penghuni Apartemen Gateway A Yani
    • Unit apartemen dasar pengajuan permohonan baru (atau perpanjangan parkir bulanan) wajib:
      • sudah melunasi (atau ada tunggakan maksimal hanya 1 bulan) IPL,
      • atau sedang aktif dalam program restrukturisasi / cicilan pelunasan tunggakan IPL
      • dst
• Pemasangan seluruh tombol lift dengan custom-made berbahan akrilik (pertimbangan utama adalah menghemat biaya) untuk mengganti seluruh tombol-tombol lama yang rusak

 

---

Kinerja Kepenghunian

Divisi Resident Relations (RR) memiliki program kerja yang sudah berjalan sbb:

• Registrasi Ulang untuk Izin Huni dan Penghuni Musiman:
  Proses registrasi ulang untuk izin huni dan penghuni musiman telah berjalan dengan lancar. Kedua program ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua penghuni memiliki dokumen yang sah dan terdaftar dengan benar.
• Pembagian PBB Tahun 2014 & 2023:
  Pembagian Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) untuk tahun 2014 dan 2023 sedang berlangsung dan akan terus berlanjut sampai semua kewajiban pajak telah diselesaikan.
• Pendataan Unit yang Mengalami Kebocoran:
  Upaya pendataan terhadap unit-unit yang mengalami kebocoran sedang dilaksanakan. Langkah ini penting untuk menindaklanjuti perbaikan dan mencegah kerusakan lebih lanjut.
• Serah Terima Kios di Area LG 1:
  Proses serah terima kios di area LG 1 telah dimulai dan masih dalam tahap pelaksanaan. Ini merupakan bagian dari upaya optimalisasi penggunaan ruang komersial.
• Program Kerja Desk Collection untuk Outstanding IPL:
  Pembentukan program kerja untuk Desk Collection berkaitan dengan target pencapaian outstanding IPL (Iuran Pengelolaan Lingkungan) telah dimulai. Program ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi penagihan dan pengelolaan IPL.
• Pendataan Unit di Agen Properti:
  Pendataan unit-unit yang diurus oleh agen properti akan diperbarui pada tahun 2024. Data ini penting untuk mengontrol dan memantau unit yang tidak ditempati oleh pemilik langsung.
• Pendataan Unit yang Dihuni oleh Pemilik Langsung:
  Pendataan unit yang dihuni oleh pemilik langsung juga akan diperbarui pada tahun 2024. Langkah ini diambil untuk memastikan bahwa semua penghuni terdata dengan baik.
• Pendataan Penghuni Berkewarganegaraan Asing:
  Upaya pendataan terhadap penghuni yang berkewarganegaraan asing akan diperbarui pada tahun 2024 untuk memantau keberadaan dan kepatuhan mereka terhadap peraturan yang berlaku.
• Pendataan Program Cicilan Pembayaran IPL:
  Pembaruan data terkait program cicilan pembayaran IPL akan dilakukan pada tahun 2024. Ini bertujuan untuk mempermudah penghuni dalam memenuhi kewajiban pembayaran mereka.
• Proses Penyortiran dan Pelayanan Pengambilan PBB Tahun 2024:
  Proses penyortiran dan pelayanan pengambilan PBB untuk tahun 2024 sedang dipersiapkan. Langkah ini diambil untuk memastikan bahwa semua dokumen PBB dapat diakses dengan mudah oleh penghuni.
• Persiapan Pelaksanaan RUAT 2024:
  Persiapan untuk pelaksanaan Rapat Umum Anggota Tahunan (RUAT) tahun 2024 sedang berjalan. Rapat ini sangat penting, selain berisikan laporan keuangan yang telah diaudit akuntan publik, juga akan membahas dan menetapkan kebijakan serta program kerja untuk tahun 2025.

Kinerja Keuangan

Secara garis besar keuangan, Triwulan II 2024, seperti halnya triwulan atau tahun-tahun sebelumnya, menunjukkan hasil yang kurang menggembirakan dengan tingkat pembayaran Iuran Pengelolaan Lingkungan (IPL) di kisaran kurang dari 50% persen. Hal ini telah terjadi kronis selama bertahun-tahun. Dengan demikian didapatlah fakta tagihan beberapa supplier yang selalu tertunggak selama beberapa bulan.

Untuk itu diperlukan sinergi serta keterlibatan seluruh anggota, pemilik dan penghuni di apartemen Gateway A Yani untuk bersama-sama membayar iuran IPL, tanpa terkecuali. Sebab tanpa keterlibatan Bapak / Ibu para pemilik dan penghuni unit sekalian, operasional dan pemeliharaan gedung akan terganggu.

Berlandaskan semangat gotong royong, serta memupuk rasa tanggung jawab atas hunian kita bersama, dengan mencontoh hal-hal positip yang telah dilakukan di apartemen-apartemen lainnya (di mana mereka rata-rata memiliki tingkat pembayaran tagihan IPL di atas 80%), sebagai solusi meningkatkan persentase keikutsertaan warga pemilik & penghuni dalam membayar tagihan IPL, sedang dipertimbangkan dengan mulai menerapkan denda flat keterlambatan pembayaran tagihan IPL berjalan sebesar Rp 50.000,- per bulan per keterlambatan. Lalu jika keterlambatan terjadi selama 3 bulan berturut-turut, meteran akses air untuk unit apartemen terkait akan disegel & terkunci.

Denda flat Rp 50.000 dst di atas, contohnya diterapkan di apartemen Gateway Pasteur, di mana menurut info yang kami terima tingkat pembayaran IPL berjalan adalah 100% alias tidak ada tunggakan IPL berjalan.

Bagaimana pendapat Bapak / Ibu, apakah setuju dengan solusi di atas, atau memiliki idea solusi lainnya?

Pengembangan Sumber Daya Manusia

Pengembangan sumber daya manusia tetap menjadi fokus utama organisasi perhimpunan. Selama Triwulan II 2024, berbagai program pelatihan dan pengembangan telah diprogramkan untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan para staf karyawan Badan Pengelola.

Pada bulan Maret, tepatnya pada hari Selasa, tanggal 26, diadakan pelatihan finance management software Prime, dengan mendatangkan programmer & technical support dari vendor penyedia perangkat lunak terkait untuk melatih dan menyegarkan kembali ketrampilan para staf di divisi Finance/Accounting.

Sejak tanggal 2 Mei 2024 posisi staf akunting divisi Finance yang sempat kosong untuk beberapa bulan sudah berhasil kembali terisi, oleh seorang karyawati profesional di bidang akuntansi & tax report, Sdri. Ajeng Sugiharti. Sehingga diharapkan kinerja akuntansi keuangan khususnya dapat kembali normal minimal seperti di masa sebelumnya.

Selain itu, organisasi perhimpunan juga terus berupaya untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif dan mendukung kesejahteraan staf karyawan.

Strategi dan Inovasi

Inovasi terus menjadi kunci dalam strategi organisasi perhimpunan. Pada Triwulan II 2024, perhimpunan meluncurkan beberapa produk dan layanan baru yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pemilik di jaman serba digital ini.

Beberapa inovasi yang telah dilakukan contohnya:

• Situs web p3srsgway.or.id yang Bapak/Ibu sedang kunjungi, saat ini sudah dapat mengumpulkan dan mengupdate data kontak terbaru dari para pemilik beserta 2088 unit apartemen (beserta ruko) milik masing-masing anggota pemilik.
• Komitmen peningkatan layanan dari para staf security dan cleaning services melalui penandatanganan PKWT selama 1 tahun untuk seluruh staf, serta peneguhan SOP dalam melakukan tugas. Beritanya dapat diakses di sini.
• Lalu pada area inovasi kasir Finance, badan pengelola sudah bisa menerima pembayaran secara cashless & digital melalui metode QRIS dan Kartu Debit/Kredit (credit card) via peralatan EDC. Layanan baru ini mendapatkan sambutan yang sangat meriah dari para warga yang berbondong-bondong melakukan pembayaran melalui QRIS maupun mesin EDC.
• Sementara itu pemasukan hasil penjualan token listrik, yang hanya lewat sementara waktu, sebelum dilakukan pembayaran tagihan PLN, ditampung dalam satu rekening terpisah yang khusus untuk menampung hasil penjualan token listrik, sehingga mempermudah dalam pembayaran tagihan PLN gedung.
• Pembayaran tagihan listrik bulanan ke PLN kini telah selalu dilakukan secara online, tepatnya melalui sistem cash management system PPPSRS, yang memungkinkan pembayaran tagihan PLN tanpa perlu secara fisik pergi ke bank untuk menyetorkan uang cash ke bank Mandiri atau BRI
• Situs web p3srsgway.or.id ini dapat menampilkan informasi laporan berkala PPPSRS yang hanya bisa diakses oleh anggota PPPSRS / pemilik atau penghuni unit. Jadi, laporan keuangan PPPSRS akan bisa dibaca oleh warga pemilik penghuni dengan terlebih dahulu melakukan login.

Kesimpulan

Secara keseluruhan kita mendapatkan beberapa progres yang cukup baik, dengan ada upaya perbaikan dan peningkatan efisiensi dalam segala segi, termasuk:

• Dari divisi Operasional yang telah dapat mendeteksi dan men-deaktivasi kartu all access cloning
• Rekanan vendor penyedia jasa security dan cleaning services dengan semangat yang baru dan komitmen untuk memberikan pelayanan terbaik bagi warga pemilik dan penghuni di Gateway Ahmad Yani
• Pada bidang Kepenghunian situs web p3srsgway.or.id ini sudah dapat:
  • mengupdate data kepemilikan unit,
  • preferensi komunikasi kontak dengan RR dan Desk collection
  • meng-unggah softcopy dokumen-dokumen kepemilikan,
  • serta dapat menyertakan info agen yang ditunjuk pemilik untuk mengelola unit terkait
• Dan khususnya divisi Keuangan di mana kasir sudah dapat menerima pembayaran secara non-tunai (cashless) via QRIS dan kartu debit / credit card.